Relaciones.

Las relaciones en las tablas se hacen para darle sentido a la base de datos, debes hacerlas para operaciones futuras.
Para crear una o varias relaciones, sigue los siguientes pasos:

Úbicate en la pestaña Herramientas de base de datos y a continuación, presiona el botón Relaciones:

En la tabla que te aparece después, debes selecionar las tablas que vayas a relacionar, es decir, las que quieres que tengan 'elementos en común' para después poder reunirlos en un sólo lugar sin que Access te muestre error.

Cuando tengas las mini tablas en la pantalla, debs ubicarte en un campo cualquiera y hacer clic sostenido hasta el campo de otra tabla que vayas a relacionar, luego, se despliegará el siguiente panel, si estás seguro que esa es la relación que quieres crear, pulsa Crear, de lo contrario pulsa Cancelar.

Cuando ya tengas las relaciones listas, debes guardarlas, esto lo haces en el botón Guardar del menú de Título, después cierras la vista de relaciones y has terminado.

Formularios.

Los formularios sirven para definir pantallas y  generalmente para editar los registros de una tabla o consulta.

Para crear uno desde el asistente de formulario:

Úbicate en la pestaña Crear y selecciona las siguientes opciones:

En el panel que se despliega debrás incluir los datos que quieres que contenga el formulario, estos pueden provenir de tablas o consultas, pero es mejor seleccionar consultas ya que se usan campos especificos que pueden ser de varias tablas.

Debes pasar los campos de un lado al otro mediante los botones designados para esta acción, tal y como se muestra a continuación:

Una vez das clic en Siguiente aparece la siguiente pantalla, ahora debes elegir el aspecto que tendrá el formulario, yo dejaré el predeterminado que es 'En columnas'.

Luego de presionar el botón Siguiente, debes escoger el estilo que tendrá tu formualrio. Para esto Acces ofrece una lista de diseños. En la parte izquierda aparece una Vista preliminar del diseño que se selecciona.

En este caso, yo utilizaré el diseño "Intermedio".

Das clic a Siguiente y te aparecerá una pantalla en la que deberás darle un nombre al formulario. Puedes escribir cualquiera ¡pero recuerda no ponerle un punto al final! Access no permite poner puntos en esta ocasión.

Posteriormente seleccionas la opción predeterminada de "Abrir el formulario..." y pulsas Finalizar.

De inmediato Access te muestra el formulario con los campos, organización y estilo que elegiste, pero ahora debes agregar algunos botones para que puedas moverte dentro del formulario y operar con los otros registros, para esto es necesario estar en la Vista diseño.

Para agregar cualquier botón, debes seleccionar el botón con el mismo nombre. Úbicate en cualquier espacio del formulario y haz un cuadrado.

 

Una vez hecha la figura, se despliegará el siguiente panel; en él puedes encontrar cualquier cantidad de opraciones para que los botones realicen, pero ahora solo escogeremos los básicos: Ir al registro anterior y al siguiente.

Nota: sólo puedes agregar un botón a la vez.

 Una vez pulsas Siguiente, Access te pide que le asignes un ícono al botón, puedes dejar el que ya viene prederteminado o Examinar otra imagen.

Luego de oprimir Siguiente, Access le asigna un 'código' al botón, esto sirve para relacionarlo con otros objetos en el futuro, nosotros lo dejaremos así cómo nos lo da Access. Por último, presiona Finalizar.

Seguidamente vuelves a estar en la Vista diseño del formulario y ya puedes visualizar el botón; para hacer que funcione y nos lleve al registro anterior, tienes que estar en la Vista formulario.

De igual manera puedes crear más botones o incluso personalizar la apariencia del formulario desde la Vista diseño, esto es posible en la barra de diseño, que se muestra a continuación.

Finalmente mira cómo ha quedado tu formulario en la Vista formulario, aquí puedes oprimir los botones que creaste anteriormente y Access hará lo que el botón está encargado de hacer, en mi caso, ir al siguiente registro.

Ahora puedes hacer y editar más formularios, y agregarle los botones que requieras.

Consultas.

Las consultas son los objetos de una base de datos que permiten recuperar datos de una tabla, modificarlos e incluso almacenar el resultado en otra tabla.

Acá te muestro los pasos para crear una, desde la opción "Asistente para consultas".

1)Úbicate en el menú Crear y en éste selecciona la opción "Asistente para consultas".

En el menú que se despliega, deberás escoger la opción "Asistente para consultas sencillas" y pulsa Aceptar, pero, ¿por qué no las otras opciones? Porque esta opción es la que más nos sirve a los principiantes, por ahora.

2) Luego Access te dará la opción de elegir los campos a los que quieres realizarle la consulta.

Primero, tienes que elegir la tabla en la que se encuentra dicha información y posteriormente seleccionar los campos objeto a consultar.

Para pasar los registros de un lado a otro, utilizas los botones designados para esta operación:

Una vez pulsas Siguiente, dejas marcada la opción predeterminada para el tipo de consulta (Detalle), y vuelves a oprimir Siguiente.

Finalmente, puedes asignarle un nombre a la consulta, para que te sea más fácil de distinguir después, marcas la opción "Abrir consulta..." y por último, das clic al botón Finalizar.

Luego, Access abrirá la consulta y aquí puedes visualizar los campos con los datos correspondientes que designaste anteriormente.

Así se ve una consulta realizada:

Ya has hecho una consulta. Ahora estás listo para realizar más.

Tablas de datos.

Las tablas son el pilar de ua base de datos. A continuación, el proceso que debes realizar para crear una.

1) Cuando entras a Microsoft Access 2007, debes elegir la opción de "Base de datos en blanco" para iniciar a crear la tuya.

Una vez que selecciones esta opción, deberás darle nombre a tu base de datos; esto lo haces en el panel que se despliega a la derecha de la pantalla.

Luego le das clic al botón "Crear".



2) Para iniciar a hacer las tablas debes ubicarte en la pestaña Crear, y en esta, debes seleccionar la opción "Diseño de tabla".

*Cuando selecciones esta opción puede desplegarse la siguinte página, pero para poder editar el contenido de la tabla debes verla desde "Vista diseño", opción que encuentras en la pestaña Inicio, justo al principio de todas las opciones: "Ver".

En el momento en el que despliegas la vista diseño, Access te pedirá que le asignes un nombre a la tabla.

Ahora ya puedes introducir la información que desees:

• Nombre del campo: Aquí introduces el nombre de los datos o la información que organizarás posteriormente.
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• Tipo de datos: A la hora de crear un campo en una tabla, hay que especificar de qué tipo son los datos que se van a almacenar en ese campo.

IMPORTANTE! : Debes asignar una calve principal a cada tabla de datos que hagas, ¿para qué? pues para proporcionar un valor único a cada fila de la tabla y que nos sirva como identificador de registros de forma que con esta clave podamos saber sin ningún tipo de equivocación el registro al cual identifica. No podemos definir más de una clave principal, pero podemos tener una clave principal compuesta por más de un campo.

Así se ve una tabla con campos asigandos y su respectiva clave:

Cuando ya tienes lo información escrita y le has asignado su tipo de datos, puedes guardar la tabla, esto lo haces en el ícono de diskette  "Guardar" de la barra de título.

3) Para empezar a agregar la información de los campos que ya hemos creado, necesitamos salir de la vista diseño y regresar a la "Vista hoja de datos"; es el mismo procedimiento que haces para entrar a la vista diseño, descrito anteriormente:

4)En la pantalla que se despliega empiezas a introducir al información correspondiente a cada campo, teniendo en cuenta el tipo de datos que seleccionste para cada uno.

Así es como se ve una tabla con información en ella.

5) Para finalizar, guardas tu trabajo, ¡y de esta manera has creado una tabla en Access!

Ahora puedes crear cuantas tablas quieras.